Libor Kubín U posljednje vrijeme sve se više govori o GTD metodi – Getting Things Done, koja pomaže ljudima da budu produktivniji, da upravljaju svojim poslom i osobnim životom. 27. travnja u Češkoj će se održati 1. konferencija o ovoj metodi, a Jablíčkař.cz je na razgovor pozvao jednog od najpoznatijih. Lukáš Gregor, učitelj, urednik, bloger i također GTD predavač.
Pozdrav, Lukas. Recimo samo da nikad nisam čuo za GTD. Možete li nam kao laicima reći o čemu je riječ?
Metoda Getting Things Done je alat koji nam omogućuje da budemo mnogo produktivniji. Temelji se na činjenici da, unatoč činjenici da je mozak fascinantan organ, on ima određena ograničenja kojih i sami bojkotiramo (ili ih nismo svjesni). Primjerice, tako što ga je iz potpuno neshvatljivih razloga potopio ili bolje rečeno plijevio. U takvom stanju teško se može iskoristiti do kraja u kreativnim procesima, u razmišljanju, u učenju, a ne može se niti potpuno odmoriti. Ako pomognemo glavu od balast (što znači: od stvari koje zapravo ne trebamo nositi u glavi), činimo prvi korak da budemo učinkoviti.
A GTD metoda nudi vodstvo u samo nekoliko koraka kako biste došli do tog stanja smirenosti i sposobnosti fokusiranja. Kako razbistriti glavu pomoću drijemanja stavke u tzv. poštanski sandučić i kako sve svoje projekte i "zadatke", bilo osobne ili poslovne, organizirati u jasan sustav.
Kome je metoda namijenjena, kome može pomoći?
Ide mi voda na usta da stane za svakoga, ima svojih nedostataka. Gledam li kroz različite tipove poslova, oni koji se bitno oslanjaju na akutnost i reagiranje na okolinu (primjerice vatrogasci, liječnici, ali i razna tehnička podrška, ljudi na telefonu...) moći će koristiti samo djelić metode, ili će jednostavno koristiti metodu za svoj osobni razvoj, osobnu razinu. A također nije metoda za svakoga jer ima ljudi koje svaki red, sistematizacija užasava ili jednostavno paralizira više od kaosa.
I zapravo još jedna kategorija – sigurno nije za one koji vlastitom slabom voljom sve svoje muke uklapaju u metodu misleći da će im ona sama pomoći, možda i sretniji život...
Sve druge grupe ljudi mogu početi s GTD.
Postoje li druge slične metode? Ako je tako, kako biste ih usporedili s GTD-om?
Postoji potreba donekle demistificirati GTD. Bez zalaženja u povijest razmatranja produktivnosti, razumljivo je da su dugo vremena postojali pokušaji rješavanja problema upravljanja vremenom (da, još u staroj Grčkoj). Iako GTD nije izravno o ovome, također nije neko novo čudo, lijek koji bi David Allen izumio iz vedra neba kroz bjesomučne eksperimente u laboratorija. Metoda sadrži više zdravog razuma nego eksperimentiranja, čak bih se usudio reći tu oznaku heretično način to joj na neki način šteti, a ja bih baš taj aspekt naglasio alata a logičan slijed koraka, što može pomoći.
Samo sugeriram da sigurno postoje slični metode, pristupi koji govore o tome kako najbolje srediti svoje "obaveze", neki imaju takve metode a da ih nigdje ne pročitaju, samo im se sjeti. (Uzgred, žene vode u ovom smjeru.) Ali kad bih odmah pronašao nekog drugog alat, koji se izravno odnosi na GTD, to bi svakako bila ZTD metoda (Zen To Done, u prijevodu Zen i ovdje učinjeno). To je prikladno rješenje ako je osoba već nanjušila GTD i počela rješavati problem prioritizacije zadataka, jer je Leo Babauta kombinirao GTD s pristupom Stephena Coveya i sve formulirao tako da je jednostavno. Ili prikladno rješenje ako ne želi rješavati GTD, ne želi niti čitati Coveya, on je više freelancer, minimalističko biće.
Dakle, koji je prvi korak na putu do GTD-a ako shvatim da želim nešto učiniti sa svojim vremenom i zadacima?
Uvijek preporučujem početnicima da rade barem dva, tri sata često za potpuni mir. Pustite neku lijepu glazbu, možda otvorite bocu vina. Uzmite list papira i napišite ih sve na njega, bilo točkama ili koristeći mentalnu mapu projekti, na kojem trenutno rade. Izvucite maksimum iz svoje glave. Možda će pomoći i tzv. područja interesa (= uloge) koje volim koristiti, npr. zaposlenik, suprug, otac, sportaš... te individualni projekti ili grupe/to-do liste.
Čemu sve ovo? Uostalom, kada izbacite ove osnove iz glave, moći ćete početi vježbati GTD. Počnite odgađati, zabilježite pristigli poticaj i zatim ga dodijelite projektu koji ste već označili prilikom sortiranja.
Ali pitanje je također uključivalo učini nešto sa svojim vremenom. U tom smjeru GTD nije baš najprikladniji, odn ona stvara pozadinu, temelj, ali ne radi se o planiranju. Ovdje bih preporučio da uzmete knjigu Prvo ono najvažnije, ili jednostavno stati, udahnuti i razmisliti gdje sam trenutno, kamo želim ići, što radim za to... To je već za drugu raspravu, ali GTD će omogućiti osobi da stane i uzme dah.
Što mi je potrebno za korištenje GTD-a? Trebam li kupiti neki alat? Što biste preporučili?
Naravno, kod metode se prvenstveno radi o pravilnim navikama, ali ne bih podcijenio ni izbor alata jer i od njega ovisi koliko ćemo uspjeti živjeti s metodom. Pogotovo na početku, kada tek gradite svoje povjerenje u metodu, dobar alat je vrlo važan. Mogao bih preporučiti neku specijaliziranu aplikaciju, ali bio bih oprezniji. Za početnike, imam dobro iskustvo s Wunderlistom, koji je više sofisticirani "popis zadataka", ali neke se procedure već mogu isprobati i naučiti na njemu.
Ali nekima puno više odgovara papirnato rješenje, koje ima svoju draž, ali i ograničenja, definitivno nije toliko fleksibilno pri pretraživanju i filtriranju zadataka.
Zašto metoda ima više softverskih aplikacija za Apple nego za Windows? Očituje li se ta činjenica na bilo koji način među zainteresiranima za metodu?
Ponuda za Windowse nije mala, no uglavnom se radi o alatima koji postoje, a ne koriste se. Prevalencija GTD aplikacija za Apple platformu također se može izvesti iz grupa koje rade s ovom metodom - često su to slobodni radnici ili ljudi iz IT područja. A ako uđemo u korporativni svijet, moguće je koristiti Outlook izravno za GTD.
Postoji li razlika između korištenja GTD-a za studente, IT menadžere, majke koje ostaju kod kuće ili čak starije osobe?
Ne u principu. Samo će projekti biti drugačiji, kod nekih će prevladavati detaljnija podjela na pojedinačne korake, dok će kod drugih prevladavati rad s rutinama. Upravo je to snaga GTD-a, njegova univerzalnost.
Što GTD metodu čini toliko jedinstvenom da stječe sve nove i nove poklonike?
Djelomično odgovaram na ovo u prethodnim odgovorima na pitanja. GTD se temelji na zdravom razumu, poštuje funkcioniranje (i ograničenja) mozga, predstavlja postupak organiziranja stvari, a to ne moraju biti samo zadaci, već i raspored ureda ili stvari u radionici. Univerzalna je i sigurno može pomoći ubrzo nakon ugradnje, što vidim kao veliku prednost. Rezultati su opipljivi i trenutni, što je i potrebno. Osim toga, možete početi raditi s njim čak i tijekom razdoblja tiska. Da ste namjeravali početi razmišljati o svojoj misiji, to bi bilo stvarno prilično teško u hrpi gorućih rokova.
Samo bih bio oprezan s tom riječi jedinstvena, radije to smatram njezinom snagom. Je li jedinstven, to ću prepustiti onima koje zanima. Odgovara mi što mi je GTD baš došao kad mi je trebao, pomogao mi i zato ga širim dalje.
Kako GTD izgleda izvan Češke? Kako je u zemlji porijekla, SAD-u?
Sve što mogu reći je da su prevalencija i svijest veći na zapadu nego ovdje. Ali ja to ne pratim osobito, nemam baš previše razloga. Za mene je važno vlastito iskustvo i iskustvo onih koji me kontaktiraju, koji čitaju stranicu mitvsehotovo.cz, ili koji prolaze kroz moje treninge. Čitam i pregledavam specijalizirane blogove iz inozemstva, ali mapiranje stanja GTD-a u svijetu je područje koje je trenutno izvan mojih potreba.
S druge strane, kakva je zajednica obožavatelja GTD-a u Češkoj?
Otkrio sam da živim u pomalo iskrivljenoj stvarnosti. Okružen brojnim korisnicima GTD-a, nakratko sam stekao dojam da se ipak radi o nečem tako poznatom! Ali hej, velika većina svijeta oko mene nikada nije čula za GTD i u najboljem slučaju može samo koristiti tu riječ Upravljanje vremenom.
A tu je i čudna grupa ljudi koji misle da se GTD pretvara u religiju, ali ja zapravo ne znam odakle dolazi taj osjećaj. Jer netko tko ga koristi dijeli svoje iskustvo ili traži savjete od drugih?
Opseg zajednice obožavatelja GTD-a u Češkoj ne može se precijeniti. Na specijalizirani upitnik, koji je izrađen u sklopu izrade diplomskog rada, odgovorilo je 376 ispitanika, što nas je ugodno iznenadilo. Internetsku stranicu Mítvšehotovo.cz posjećuje otprilike 12 tisuća osoba tjedno, no web stranica se konceptualno proširila na druga područja osobnog razvoja, pa se ta brojka ne može uzeti kao odgovor na interes za GTD u Češkoj.
Sudjelujete u organizaciji 1. GTD konferencija ovdje. Zašto je konferencija nastala?
Uočavam uglavnom dva osnovna motivacijska poticaja za konferencije: a) omogućiti susret date zajednice, obogatiti jedni druge, b) privući neobilježene, ljude izvan tog kruga i proširiti njihov vidokrug nečim, možda i na educirati...
Može li na konferenciju doći početnik ili potpuni laik o GTD-u? Neće li se tamo osjećati izgubljeno?
Naprotiv, vjerujem da je ova konferencija rado ugostila početnike ili neupućene. Naš cilj nije - kako nam neki predbacuju - jačanje kult GTD-a, nego govoriti o produktivnosti i učinkovitosti, pronaći načine da se stvari dovedu u red, uravnotežiti posao i osobni život itd. A za to je potrebna vizija onih koji nikada nisu čuli ni za kakve metode ili ih još traže. Usput - i ja sam još uvijek tragač, iako treniram GTD.
Pokušajte namamiti naše čitatelje na konferenciju. Zašto bi je posjetili?
Intuicija mi govori da će sve proći u vrlo ugodnoj atmosferi. Ambijent je prekrasan, tim ljudi koji to organizira mi je ljudski blizak, pozvani predavači i gosti su kvalitetni, kažu treba biti vrhunsko osvježenje i hrana... Pa mislim da će biti jednostavno izvrsno dan!
Što biste poručili ljudima koji ne mogu ispuniti svoje obveze na poslu, a htjeli bi malo reda iu privatnom životu?
Alfa i omega je spoznaja dragocjenosti dara koji smo dobili i koji nastavljamo primati, svakim buđenjem u novi dan. Da jesmo, da živimo. Živimo u određenom prostoru i u određenom vremenu. A upravo to vrijeme je veličina s toliko nepoznanica da bismo ga trebali puno više promatrati. Novac možemo uštedjeti, možemo ga i od nekoga posuditi, vrijeme jednostavno prolazi, ma koliko o tome razmišljali. Bilo bi super da smo mu zahvalni i da ga cijenimo. Tek tada organiziranje i planiranje mogu imati smisla i biti uistinu učinkoviti.
Želite li saznati više o GTD metodi, možete doći pogledati 1. GTD konferenciju u Češkoj s nizom najboljih govornika i predavača na području ove metode. Web stranicu konferencije i mogućnost prijave možete pronaći u nastavku ovim linkom.
Lukas, hvala na razgovoru.
