Jiří Filip Komercijalna poruka: Trenutna ponuda na tržištu sustava za upravljanje malim poduzećima zaista je široka. U isto vrijeme, odabir pravog softvera vrlo je važna odluka. Uostalom, ne želite za nekoliko tjedana saznati da ste napravili neprikladni izbor, prebaciti se na drugu aplikaciju i trenirati cijeli tim ispočetka. Dakle, kako se snalaziti na prenapučenom tržištu i odabrati softver koji će rasti zajedno s vama i istovremeno pratiti najnovije trendove?
Pogledajte naše savjete o tome kako odabrati najbolji sustav za svoje poslovanje i koje zahtjeve informacijski softver treba zadovoljiti.
Zašto koristiti sustav upravljanja malim poduzećima?
Mnogo je razloga zašto bi tvrtka trebala koristiti poslovni softver. Ne samo velike tvrtke, gdje je samo po sebi razumljivo održavanje organizacije u cijeloj tvrtki i svim timovima. Ali i za male tvrtke, gdje takav alat za upravljanje poslovanjem može biti moćan alat za poboljšanje procesa u tvrtki. To dovodi do povećanja konkurentnosti i dugoročnog uspjeha poduzeća.
Možda ste u situaciji da vaša tvrtka već koristi neke alate...jedan za fakturiranje, jedan za komunikaciju, u Excelu vodite cashflow, u drugom Excelu imate popis kupaca, kalendar, izvode i ostalo na papiru. . Ako vam se ovo rješenje čini pomalo kaotičnim, potražite opsežniji sustav koji na jednom mjestu pokriva većinu vaših potreba za upravljanjem poslovanjem.
Glavni razlozi zašto bi i male tvrtke trebale implementirati sustav upravljanja tvrtkom:
- Poboljšanje učinkovitosti i produktivnosti: Učinkovito informacijski sustav poduzeća omogućuje automatizaciju procesa, smanjenje grešaka prilikom ručnog unosa ili kopiranja podataka i značajnu uštedu vremena. To dovodi do poboljšane učinkovitosti i produktivnosti radnika i povećava učinak tvrtke.
- Bolje upravljanje vremenom: Sustav upravljanja poslovanjem olakšava planiranje i organiziranje vremena, zadataka i projekata, omogućujući zaposlenicima da se više usredotoče na svoj posao i smanje stres.
- Učinkovitije dijeljenje i upravljanje informacijama: Upravljački informacijski sustav pomaže u upravljanju podacima i informacijama te omogućuje bolji pristup i dijeljenje podataka između različitih odjela i zaposlenika. To dovodi do poboljšane suradnje među zaposlenicima, plus imate sve važne dokumente na jednom mjestu, a to znači da nema više bjesomučnog pretraživanja papira.
- Točnije i brže donošenje odluka: Sustav upravljanja tvrtkom pruža informacije o statusu projekata i aktivnosti tvrtke u stvarnom vremenu, omogućujući brže i informiranije donošenje odluka.
- Smanjenje troškova:Informacijski sustav za mala poduzeća omogućuje bolje planiranje i kontrolu prihoda i rashoda te pomaže u prepoznavanju područja u kojima se troškovi mogu smanjiti.
Koje funkcije tražiti u sustavu upravljanja poduzećem?
Automatizacija
Sustav poslovnog upravljanja trebao bi omogućiti automatizaciju procesa koji se ponavljaju ili jednostavnih aktivnosti kako bi se pogreške i gubitak vremena na zadatke koji se ponavljaju sveli na minimum. Automatizacija može uključuju, na primjer, ponavljajuće fakturiranje, podsjetnike za plaćanje, automatsko slanje e-pošte, generiranje izvješća ili stvaranje zadataka ili projekata iz predložaka. Na taj način se može smanjiti opterećenje zaposlenika, smanjiti pogreške i poboljšati radna učinkovitost.
Pohrana podataka u oblaku
Korištenje cloud pohrane podataka može omogućiti lakše i sigurnije dijeljenje podataka unutar tvrtke, sve je pregledno na jednom mjestu. Također omogućuje pristup podacima s bilo kojeg mjesta iu bilo koje vrijeme, što povećava učinkovitost rada i omogućuje brzu razmjenu informacija. Pohranjivanje podataka u oblaku također će cijeniti sve tvrtke u kojima članovi tima rade na primjer iz kućnog ureda.
Upravljanje zadacima
Softver za upravljanje poslovanjem trebao bi omogućiti jednostavno praćenje i upravljanje zadacima i njihovim rokovima. To može uključivati, na primjer, planiranje i dodjeljivanje zadataka, praćenje statusa završetka zadatka i podsjećanje na zadatke na čekanju. Zahvaljujući tome, članovi tima mogu učinkovitije raspodijeliti posao, pratiti svoje opterećenje i izvršiti sve dodijeljene zadatke na vrijeme.
Upravljanje projektima
Sustav upravljanja u poduzeću trebao bi omogućiti učinkovito upravljanje projektom, uključujući planiranje, koordinaciju i praćenje napretka projekta. To uključuje, primjerice, planiranje proračuna, učinkovitost i isplativost projekata. Ovakav sustav omogućuje tvrtki bolje upravljanje projektima i postizanje boljih rezultata i dobiti.
U idealnom slučaju, odabrani alat trebao bi nuditi više opcija za grafički prikaz projekata, kao što su Kanban ploče, gantogrami ili tablični pregledi za jasnu vizualizaciju projekata, proračuna, dodjele zadataka, statusa i napretka.
CRM
Poslovni softver također bi trebao uključivati alate za upravljanje odnosima s klijentima (CRM). To tvrtki omogućuje učinkovitiju komunikaciju s kupcima i bolje upravljanje njihovim zahtjevima.
Ako vam sustav omogućuje usklađivanje CRM-a s drugim procesima, kao što su upravljanje projektima, fakturiranje, upravljanje ugovorima ili planiranje novčanog toka, unutar jedne platforme za upravljanje poslovanjem, možete vidjeti svoje klijente iz perspektive od 360°.
Upravljanje opterećenjem zaposlenika
Funkcija upravljanja radnim opterećenjem zaposlenika pomoći će vam da učinkovitije rasporedite posao među pojedinim članovima tima i tako postignete njihovo optimalno opterećenje. Informacijski sustav poduzeća trebao bi omogućiti planiranje vremena i zadataka na način da su oni pravedno raspoređeni i da zaposlenici budu adekvatno opterećeni prema svojim sposobnostima i radnom učinku. Istovremeno, trebalo bi biti sustav je u stanju pratiti opterećenje te po potrebi ponuditi odgovarajuće rješenje, primjerice preraspodjelom zadataka ili povećanjem broja zaposlenika u danom timu. To omogućit će povećanje produktivnosti i zadovoljstva zaposlenika, što doprinosi dugoročnom uspjehu tvrtke.
Savjeti za odabir najboljeg softvera za mala poduzeća
Prilikom odabira softvera za male tvrtke, važno je identificirati svoje potrebe i razmotriti svoj proračun.
Također uzmite u obzir jednostavnost implementacije i korištenja softvera, mogućnost integracije s drugim sustavima i softverom, mobilnu aplikaciju i složenost značajki.
1. Odredite svoje potrebe:
Prije nego počnete tražiti pravi softver, razmislite koje su vam funkcije i značajke potrebne za upravljanje vašim poslovanjem.
Imajte na umu da neki softver nudi specijalizirane značajke za određene industrije, dok su drugi univerzalni i mogu se prilagoditi potrebama različitih industrija.
2. Jednostavnost instalacije i korištenja softvera:
Razmislite koliko brzo možete implementirati novi softver u svoje poslovanje i koliko je jednostavan za korištenje.
Pronalaženje softvera s intuitivnim sučeljem i jednostavnim postavljanjem može uštedjeti vrijeme i minimizirati obuku zaposlenika. U idealnom slučaju, softver ima dostupne online upute i videozapise za obuku koji vam mogu pomoći u obuci ili nudi konzultacije u kojima se možete savjetovati o implementaciji sustava u svojoj tvrtki.
3. Rješenja s funkcionalnošću financijskog upravljanja:
Naprednije softversko rješenje s funkcionalnošću financijskog upravljanja može pomoći malim tvrtkama u praćenju i upravljanju financijskim operacijama. Time ćete dobiti pregled prihoda i rashoda u sadašnjem vremenu i bliskoj budućnosti ili ispunjenje proračuna. Možete predvidjeti razvoj novčanog toka za naredne mjesece, isplativost projekata i slabe točke gdje novac nepotrebno curi u tvrtki.
4. Mogućnost integracije s drugim sustavima i programima:
Razmislite koji drugi softver koristite i je li novi softver kompatibilan i može li se lako integrirati s drugim sustavima. Pristupačno programabilno sučelje (API) stoga je ključno. Make je također popularna integracijska platforma koja omogućuje naprednu integraciju i automatizaciju.
Traženje softvera sa značajkama uvoza i izvoza podataka može vam olakšati rad i smanjiti ručni unos podataka.
5. Razmotrite svoj proračun:
Prilikom odabira softvera, razmotrite svoj proračun i pokušajte pronaći rješenje koje zadovoljava vaše potrebe i koje je pristupačno za vaše poslovanje.
Budite oprezni pri usporedbi ponuda i razmislite jesu li dodatne značajke vrijedne više cijene. Besplatna probna verzija trebala bi biti samo po sebi razumljiva stvar.
6. Mobilna aplikacija uključuje:
Dostupnost mobilne verzije sustava za upravljanje poslovanjem omogućuje vama i vašim zaposlenicima da ostanete povezani i brzi u pokretu, bez obzira na trenutnu lokaciju i opremu. Ovo je osobito važno kada je riječ o upravljanju hibridnim i udaljenim timovima i aktivnostima.
Imajte na umu da bi mobilna aplikacija trebala biti jednostavna za korištenje i dostupna na različitim operativnim sustavima.
7. Sveobuhvatne funkcije izvješćivanja:
Softversko rješenje s opsežnim funkcijama izvješćivanja može pomoći malim tvrtkama u praćenju i analizi vašeg poslovnog učinka, praćenju učinkovitosti vaših aktivnosti, projekata i kampanja kako biste mogli fleksibilno odgovoriti na novonastale situacije.
Idealno, softver vaše tvrtke pružit će dragocjene uvide u vaše financijske rezultate, napredak projekata i zadataka, kapacitet i iskorištenost zaposlenika i još mnogo toga. Osim toga, napredno rješenje omogućuje izradu vlastitih grafičkih izvješća i postavljanje različitih kriterija za agregaciju i sortiranje podataka.
8. Komunikacijska funkcija komponenti:
Traženje softvera s komunikacijskim značajkama kao što su alati za chat ili dijeljenje datoteka može pomoći tvrtkama da učinkovito upravljaju internom komunikacijom.
Također, traženje softvera koji se može integrirati s drugim komunikacijskim alatima poput videopoziva može biti od pomoći za jednostavnu timsku suradnju.
Već odabrano?
Kao vlasnici malih tvrtki, moramo se nositi s mnogo toga i često nije lako sve spojiti. Pravo softversko rješenje za upravljanje vašim poslovanjem može vam dati veliku prednost u odnosu na konkurenciju. Odjednom ćete dobiti pregled - narudžbi i zadataka i njihovih rokova, kupaca i komunikacije s njima, novčanog toka i opterećenja pojedinih članova tima. Uštedjet ćete puno vremena potrošenog na zadatke koji se ponavljaju s niskom dodanom vrijednošću. Umjesto toga, svoju energiju možete usmjeriti na inovacije i rješenja koja pokreću vaše poslovanje naprijed.
Autor: Caflou - Sve u jednom sustav upravljanja za male i srednje tvrtke
Caflou će vam pomoći da učinkovito upravljate cijelom tvrtkom i njenim financijama. Omogućit će vam praćenje novčanog toka i predviđanje njegovog budućeg razvoja. Riješit ćete se rutinskog rada, smanjiti stopu pogrešaka, poboljšati timski rad i povećati učinak tvrtke. Sve na jednom mjestu. S bilo kojeg mjesta i po pristupačnoj cijeni.
